Rozliczenie Time and Material vs. Fixed Price

Rozliczanie czasu pracy zawsze jest jedną z najważniejszych kwestii. W przypadku outsourcingu IT nie jest inaczej. W tym artykule skupimy się na modelach rozliczania czasu pracy i na tym, który z nich będzie najbardziej odpowiedni – Time and Material czy Fixed Price?

Time and Material

Zacznijmy od wyjaśnienia, jak funkcjonuje każdy z wymienionych modeli rozliczeniowych. Time & Material to model współpracy, w którym rozliczenie następuje na podstawie faktycznie przepracowanego przez pracownika czasu. W oparciu o stawkę godzinową i raport czasu pracy oblicza się na koniec okresu rozliczeniowego kwotę do zapłaty. Rozliczenie Time & Material daje zleceniodawcy większą swobodę i zapewnia elastyczność, której z kolei nie zapewnia rozliczenie Fixed Price. Ze względu na to, że rozliczany jest przepracowany przez programistę (lub programistów) czas, zleceniodawca może w trakcie trwania projektu modyfikować zakres prac i wdrażać nowe funkcjonalności. Rozliczenie Time & Material pozwala również dużo szybciej i łatwiej rozpocząć prace nad projektem, ponieważ nie jest konieczna szczegółowa specyfikacja. Na początku wystarczą najważniejsze założenia biznesowe i cele oraz kluczowe funkcjonalności, a resztę można doprecyzować w trakcie prac nad projektem w ramach kolejnych okresów rozliczeniowych Time & Material. Rozliczanie się w modelu Time and Material jest również zazwyczaj bardziej oszczędnym rozwiązaniem niż rozliczanie się w modelu Fixed Price. Chociaż wydawałoby się, że określenie kosztów z góry (Fixed Price) będzie bardziej korzystne dla zleceniodawcy, w rzeczywistości jest inaczej. Ponieważ w modelu Fixed Price wyceniany jest pewien konkretny zakres prac, zwykle zleceniobiorca dolicza pewien margines ryzyka biznesowego do ostatecznej kwoty. Dzieje się tak na wypadek opóźnień i ewentualnych problemów w trakcie prac projektowych. Time & Material zwykle jest dla zleceniodawcy korzystniejszy, choć nie zna on na początku projektu całkowitego kosztu. Wynika to z tego, że rozliczając się w modelu Time and Material, zleceniobiorca nie musi doliczać kosztów ryzyka biznesowego, ponieważ rozliczenie opiera się na raportach przepracowanego czasu. Model Time & Material ma do siebie również to, że wymaga, aby po stronie zleceniodawcy była zapewniona kompetentna osoba dbająca o projekt, która będzie umiała ocenić efekty tej pracy i akceptować dane okresy rozliczeniowe i ich produkty. Jeżeli koordynator projektu po stronie zleceniodawcy zawiedzie, istnieje ryzyko zwiększenia czasu potrzebnego na ukończenie prac i wprowadzania licznych poprawek, co w konsekwencji oznacza zwiększenie kosztów. 

Fixed Price

Model rozliczenia Fixed Price (z ang. ‚stała cena’), jak sama nazwa wskazuje, zakłada oszacowanie z góry ceny za wykonanie prac na podstawie specyfikacji. To oznacza, że na etapie prac nad projektem nie ma możliwości wprowadzania zmian w zakresie projektu bez konieczności ponownego negocjowania warunków umowy. Dodatkowo, ponieważ cena za wykonanie konkretnych prac podawana jest z góry, wymaga to od zleceniodawcy bardzo konkretnej specyfikacji wraz z harmonogramem prac. W przeciwnym razie obie strony będą narażone na opóźnienia, niezadowolenie i konieczność renegocjowania warunków zawartej umowy. W przeciwieństwie do modelu Time & Material, model Fixed Price nie zapewnia elastyczności i swobody we wprowadzaniu zmian, co dla wielu firm może stanowić problem. Mogłoby wydawać się, że model Fixed Price jest lepszym rozwiązaniem niż Time & Material, ze względu na cenę znaną na początku projektu, co ułatwia planowanie budżetu. W przypadku mniejszych projektów jest to prawda, natomiast w przypadku tych bardziej skomplikowanych, wykonawca podając cenę Fixed Price zawsze zawiera w niej koszty ryzyka biznesowego, czyli niespodziewanych komplikacji, problemów i opóźnień.

Który model rozliczenia wybrać?

Zarówno Fixed Price, jak i Time & Material mają swoje wady i zalety. W zależności od naszych potrzeb i konkretnych wymagań projektowych jeden z nich może okazać się dla nas bardziej korzystny niż drugi. Warto rozważyć, w jaki sposób wolelibyśmy się rozliczać zanim zaczniemy poszukiwać wykonawcy, ponieważ nie wszystkie firmy oferują różne metody rozliczenia. Jak więc wybrać model rozliczenia czasu pracy?

Time & Material jest dla Ciebie, jeżeli…

1. Time and Material będzie korzystniejszym rozwiązaniem, gdy nie posiadasz kompletnej specyfikacji projektu, harmonogramu i w pełni ukształtowanej wizji. Model Time & Material zapewni Ci elastyczność w kwestiach zakresu prac i pozwoli kształtować produkt w trakcie trwania prac.
2. Model ten będzie również odpowiednim rozwiązaniem, jeżeli zależy Ci na oszczędności. Wykonawca nie ponosi ryzyka w modelu rozliczeniowym Time & Material, co oznacza, że nie poniesiesz kosztów potencjalnych komplikacji.
3. Jeżeli zależy Ci na elastyczności, nawet jeśli masz już kompletną specyfikację projektu, model Time and Material będzie zdecydowanie lepszym wyjściem, niż Fixed Price. Pozwoli Ci on na bieżące kontrolowanie efektów i postępu prac oraz wprowadzanie modyfikacji oraz nowych funkcjonalności w szybkim tempie, bez konieczności renegocjowania warunków umowy.
4. Wybierz Time & Material, jeżeli zależy Ci na szybkim rozpoczęciu prac projektowych. Ponieważ pełna specyfikacja nie jest niezbędna, aby rozpocząć prace, projekt może rozpocząć się bardzo szybko.
5. Time & Material jest dla Ciebie, jeżeli jesteś w stanie zapewnić po swojej stronie koordynatora projektu, który będzie posiadał wszelkie niezbędne kompetencje do kontrolowania efektów pracy i akceptowania okresów rozliczeniowych.

Fixed Price jest dla Ciebie, jeżeli…

1. Jeżeli posiadasz pełną specyfikację projektu wraz z harmonogramem, model rozliczenia Fixed Price będzie dobrym rozwiązaniem. 
2. Fixed Price jest dla Ciebie, jeżeli Twój projekt jest stosunkowo prosty i krótki, ponieważ takie projekty dużo łatwiej oszacować od strony kosztowej i czasowej.
3. Nie posiadasz kogoś, kto mógłby zostać koordynatorem projektu i kontrolował na bieżąco efekt prac wykonawcy.
4. Fixed Price jest też dobrym rozwiązaniem, kiedy ma się konkretnego, zaufanego wykonawcę, ponieważ wtedy mamy pewność, co do jakości świadczonych usług i dostarczonych produktów.

Decyzja o tym, który model rozliczania wybrać jest o tyle ważna, że wpływa na nasze planowanie budżetu i na to, kiedy i w jaki sposób zostanie dostarczony nasz produkt. Z naszego doświadczenia wynika, że projekty trwające do 24 miesięcy są najbardziej opłacalne w modelu Time & Material. Wybierając model rozliczania czasu pracy konieczne jest jednak przeanalizowanie naszej indywidualnej sytuacji, ponieważ tylko w oparciu o takie informacje będziemy mogli podjąć najlepszą decyzję.

Jeżeli potrzebujesz zespołu IT lub developerów, którzy zbudują Twój produkt – skontaktuj się z nami.