Outsourcing IT, a kontrola czasu pracy specjalistów

W poprzednim artykule przedstawiliśmy czym jest outsourcing IT i jakie są jego zalety. Rozwiązanie to może być niesamowicie korzystne dla wielu firm, jednak podstawowym problemem i obawą, jaka pojawia się przed podjęciem współpracy z firmą outsourcingową, jest kwestia monitorowania i rozliczania czasu pracy wynajętych specjalistów IT. Jak należy do tego podejść, aby uniknąć sporów i niejasności w kwestiach rozliczeń finansowych przy outsourcingu IT?

Metody rozliczania czasu pracy

Istnieje wiele różnych modeli rozliczania czasu pracy outsourcingowanych pracowników. Skupimy się na dwóch najpopularniejszych, czyli na modelu Fixed Price i modelu Time & Material. W zależności od potrzeb, outsourcing IT może być bardziej opłacalny w jednym lub drugim modelu.

Model Fixed Price

Outsourcing IT w tym modelu zakłada oszacowanie z góry określonej ceny za cały projekt. Koszt projektu ustala się na podstawie wymagań i oczekiwań klienta oraz szacowanego harmonogramu prac. Taki model outsourcingu IT może wydawać się bardzo korzystny, ponieważ z góry znamy całościowy koszt wykonania pracy. Niestety ma on pewne wady. Ponieważ zwykle przy projektach IT nie jest możliwe w pełni zaplanowanie wszelkich zmian i koniecznych usprawnień, wiele firm outsourcingowych, podając cenę Fixed Price, wlicza w nią pewien zapas, który stanowi zabezpieczenie na wypadek nieoczekiwanych prac dodatkowych, co czyniłoby outsourcing IT bardziej kosztownym. Problemem jest też określenie wymagań i zakresu prac wykonywanych przez outsourcowanych pracowników. Często na początku projektu niemożliwe jest określenie obu tych rzeczy ze stuprocentową pewnością, co później staje się źródłem problemu i prowadzi do opóźnień i zwiększenia kosztów realizacji projektu. Ze względu na wspomniane wady, outsourcing IT w modelu Fixed Price jest dobrym rozwiązaniem jedynie dla relatywnie prostych, krótkotrwałych projektów lub w sytuacji, kiedy mamy w 100% sprecyzowane wymagania i zakres prac projektowych.

Model Time & Material

Outsourcing IT w modelu rozliczeniowym Time & Material nie wymaga precyzowania z góry wszystkich wymagań i zakresu prac. Rozliczenie odbywa się na bieżąco, w ramach konkretnych okresów rozliczeniowych (np. co dwa tygodnie lub co miesiąc). Dzięki temu klient płaci tylko za faktycznie wykonaną pracę, nie ponosząc kosztów ryzyka biznesowego ze strony firmy outsourcingowej, w przeciwieństwie do modelu Fixed Price. Dodatkowo, outsourcing IT rozliczany w modelu Time & Material pozwala na dużo szybsze rozpoczęcie prac, ponieważ na początku projektu nie ma konieczności tworzenia pełnej specyfikacji – wystarczą kluczowe funkcjonalności i założenia biznesowe, aby rozpocząć outsourcing prac projektowych. To oznacza również dużą elastyczność dla klienta, ponieważ dodanie nowych funkcjonalności lub wymagań nie stanowi problemu. Kolejną zaletą modelu outsourcingu IT Time & Material jest również cena – ponieważ wykonawca nie ponosi ryzyka biznesowego, nie dolicza tego typu kosztów, a w efekcie klient otrzymuje bardzo przystępną, niską stawkę godzinową za outsourcing IT danego specjalisty. Jedyną potencjalną wadą tego modelu outsourcingu IT jest kontrola efektów pracy. Klient powinien zapewnić ze swojej strony kogoś, kto będzie w stanie umiejętnie zweryfikować postęp prac i zaakceptować dany okres rozliczeniowy. Bez tego istnieje ryzyko, że finalny produkt nie będzie odpowiadał naszym wymaganiom, a outsourcing IT nie spełni naszych oczekiwań.

Kontrola czasu pracy specjalistów IT

W modelu Fixed Price kontrola czasu pracy nie jest tak istotna, jak kontrola efektów i finalnego produktu. Natomiast w modelu Time & Material, kontrola czasu pracy oraz jej efektów jest kluczowa dla spokojnego przebiegu projektu. Jak w najlepszy sposób kontrolować czas pracowników zatrudnionych przez outsourcing IT?

Ponieważ kontrola czasu pracy w outsourcingu IT jest trudnym zadaniem, naszym klientom oferujemy dostęp do aplikacji C_cloud, która pozwala na monitorowanie czasu pracy i rozliczanie go bez konieczności dbania o dodatkowe formalności. Kontrolowanie czasu pracy za pomocą aplikacji w chmurze jest bardzo wygodnym rozwiązaniem, które znacznie ułatwia outsourcing IT.Nasze doświadczenie wskazuje, że taka metoda rozliczania jest bardzo skuteczna. Jak takie rozliczanie outsourcingu wygląda w praktyce?

Kontrola czasu pracy w aplikacji

W aplikacji wyświetlane są raporty przepracowanego czasu, który klient może zaakceptować i rozliczyć na podstawie efektów pracy. Dodatkowo, aplikacja pozwala na outsourcing IT wszelkich potrzebnych członków zespołu na bieżąco – jeżeli w trakcie trwania projektu okaże się, że potrzebny jest dodatkowy programista, można „zatrudnić go” bezpośrednio z poziomu C_cloud, korzystając ze wsparcia Connectis i licznych testów kompetencji dostępnych w aplikacji. Dzięki temu outsourcing IT staje się niesamowicie wygodny, a zespół można dostosować do konkretnych potrzeb. Na podstawie zaakceptowanego czasu pracy outsourcingowego specjalisty wystawiana jest faktura – tylko jeden dokument, zamiast zbędnych formalności. Uważamy, że klient powinien mieć dostęp do informacji swojego projektu o każdym czasie i w każdym miejscu, dlatego nasza aplikacja do outsourcingu IT jest dostępna również na urządzenia mobilne.

Takie rozwiązanie pozwala nam zautomatyzować outsourcing IT, a naszym klientom ułatwia prowadzenie projektu i korzystanie z outsourcingu IT niezbędnych specjalistów. Korzystamy z modelu rozliczeniowego Time & Material, żeby zapewnić elastyczność i całkowitą kontrolę nad projektem – dzięki temu outsourcing IT nie jest skomplikowany, a klient czerpie z niego pełne korzyści.

Jeżeli interesuje Cię outsourcing Twojego projektu lub potrzebujesz dodatkowych programistów do swojego zespołu – skontaktuj się z nami.