Komunikacja z zespołem IT pracującym zdalnie – poradnik

Komunikacja jest jednym z najważniejszych czynników, które wpływają na efektywność i wydajność zespołów. Co więcej, odpowiednie komunikowanie się może znacznie poprawić pracę zespołu. Coraz częściej jednak, zespoły IT pracują zdalnie. Jak w takiej sytuacji komunikować się, żeby utrzymać produktywność zespołu?

1. Udostępnianie dokumentacji

Żeby zespół pracował spójnie, nad tym samym celem, dokumentacja i wszelkie inne dokumenty związane z projektem muszą być dostępne dla każdego członka zespołu. Gdyby któreś dokumenty były poufne, bardzo łatwo jest skorzystać z jednego z wielu dostępnych narzędzi, żeby nadać każdemu odpowiednie uprawnienia. Najważniejsze jest, żeby każdy miał dostęp do dokumentacji projektu, wiedział, gdzie ona jest i wiedział, w jaki sposób zorganizowane są dokumenty.

2. Ogłaszanie decyzji

Każda decyzja, która ma wpływ na projekt lub członków zespołu powinna być od razu przekazana całemu zespołowi. Jeżeli wszyscy będą zawsze na bieżąco ze wszystkimi zmianami, decyzjami i postępem prac – projekt będzie przebiegał bez problemu. Należy zadbać, aby decyzje były przekazywane każdemu członkowi zespołu w jasny, przejrzysty i zrozumiały sposób. Precyzja w komunikacji jest niezmiernie istotna w przypadku zespołów zdalnych.

3. Przekazywanie informacji

Aby usprawnić pracę zespołu i uniknąć błędów i nieporozumień, jedną z najważniejszych rzeczy jest przekazywanie informacji. Wszelkie aktualizacje, postępy, decyzje muszą być przekazywane na bieżąco na ustalonym kanale komunikacji (np. mail lub Slack). Raportowanie kojarzy się z długimi dokumentami, ale nie powinno tak być. Raporty powinny być zdawane na bieżąco w formie krótkich, konkretnych komunikatów. Dzięki temu cały zespół, niezależnie od lokalizacji, będzie zawsze zorientowany co dzieje się w projekcie.

4. Budowanie relacji

To, że każdy członek zespołu pracuje w innym miejscu nie znaczy, że zbudowanie przyjacielskiej relacji jest niemożliwe. Jest to nie tylko możliwe, ale również bardzo ważne. Stworzenie odpowiedniej atmosfery, przeznaczenie czasu na wzajemne poznawanie się, opowiadanie anegdot czy historii pozwoli zintegrować zespół, czyniąc jego pracę jeszcze lepszą. O swoich metodach integracji zespołu opowiedział jeden z naszych Project Managerów – Kamil Czerwonka.

5. Przekazywanie informacji zwrotnej

Informacje zwrotne są kluczowym elementem, który podnosi efektywność zespołu i pozwala na jego rozwój. Dlatego przekazywanie uwag na bieżąco jest kluczowe. Żeby zrobić to w odpowiedni sposób przeczytaj nasz poradnik o feedbacku w IT. Ważne są nie tylko uwagi negatywne, ale również te pozytywne. Dzięki temu zespół ufa sobie nawzajem i poważnie traktuje zdanie współpracowników. Pracując w metodyce SCRUM jest wiele osobnych spotkań poświęconych przekazywaniu informacji zwrotnej. Jeżeli jednak Twój zespół IT korzysta z innej metodologii pracy – upewnij się, że znajdujecie czas na przekazywanie sobie feedback’u.

6. Odpowiednie metody i sposoby komunikacji

Komunikacja bez bezpośredniego kontaktu twarzą w twarz może być trudna. Pozostawia dużo “luk”, które odbiorca może dowolnie zinterpretować i źle odebrać nasze intencje. Dlatego ważne jest odpowiednie wybieranie kanału komunikacji – prywatne żarty lepiej przekazać w wiadomości na Slack’u, a informację o opóźnieniu w projekcie lepiej przekazać klientowi telefonicznie. W przypadku komunikacji pisemnej, ważne jest też zwrócenie uwagi na sposób komunikowania się, używane słowa i zwroty. Dla innej osoby dany zwrot może mieć zupełnie inne znaczenie – dlatego zanim wyślesz wiadomość lub maila upewnij się, że jasno i przejrzyście przekazujesz to, co masz na myśli.

7. Harmonogramy

Praca zdalna wymaga dużej dyscypliny i świetnej organizacji pracy. Dlatego zespół IT, który pracuje zdalnie, powinien ustalać konkretne harmonogramy na dany tydzień lub miesiąc. Dzięki temu każdy zawsze będzie wiedział co się dzieje, kto czym się zajmuje i jak przebiegają prace. Nikt z nas nie lubi ścisłych terminów, ale transparentne przekazywanie ich wszystkim członkom zespołu pomoże Wam uniknąć opóźnień i nieporozumień.

8. Plany działania

Każdy członek zespołu powinien zawsze wiedzieć nie tylko czym ma się zająć, ale również czym zajmują się inni. Wspólny plan działania jest kluczowy, żeby umożliwić członkom zespołu współpracę i komunikowanie się odnośnie konkretnych zadań w projekcie.

Każdy zespół ma inne potrzeby i inną dynamikę, ale zwrócenie uwagi na 8 obszarów, które wymieniliśmy powyżej, pomoże wypracować sposób i metody pracy oraz komunikowania się, które będą korzystne dla całego zespołu. Praca zdalna to wymagające zadanie, a współpraca zdalna wymaga pewnego doświadczenia, zanim osiągnie się mistrzostwo. Dlatego warto też dać zespołowi IT czas na poznanie się i wypracowanie wspólnych planów działania i zasad, które będą obowiązywały w trakcie pracy.

Jeżeli potrzebujesz pomocy ze zbudowaniem zespołu IT lub nie możesz znaleźć jednego, konkretnego programisty – skontaktuj się z nami.