5 największych wyzwań zespołów zdalnych

Praca zdalna nie jest problemem, a nawet może pozwolić Ci wyprzedzić konkurencję. Jednak jeżeli nie przystosujesz się odpowiednio do zmian, jakie zachodzą na rynku pracy, zespoły zdalne mogą stać się prawdziwym koszmarem – nieodpowiednio zarządzane pogrążą się w chaosie, a ich praca nie będzie efektywna ani wydajna. Poniżej znajdziesz 5 największych wyzwań zespołów zdalnych i propozycje rozwiązań, które możesz wdrożyć, żeby utrzymać świetną pracę swoich zespołów.

1. Zastąpienie bezpośredniego zarządzania pośrednią kontrolą

W tradycyjnych warunkach pracy, kadra zarządzająca może w bardzo łatwy sposób ocenić status prac – zwyczajnie podchodząc, pytając i rozmawiając z zespołem. Dzięki temu Project Manager zawsze dokładnie wie co się dzieje, jakie problemy występują w zespole i ma możliwość rozwiązać je zanim wymkną się spod kontroli. W zespole rozproszonym, bezpośredni kontakt nie jest możliwy. Tym samym, bezpośrednie zarządzanie nie jest skuteczne, ponieważ Project Manager może oceniać jedynie efekty prac i polega na bieżącej komunikacji z zespołem. 

Aby lepiej zrozumieć jakim problemem może stać się nieodpowiednie zarządzanie zespołem zdalnym, przytoczmy prosty przykład: jeden z członków zespołu jest niezadowolony z działań przełożonego. Gdyby pracował on tradycyjnie, w biurze, Project Manager szybko zauważyłby problem na podstawie mowy ciała, gestów, mimiki twarzy. Jeżeli jednak niezadowolony pracownik pracuje zdalnie – nie ma możliwości odczytania jego niezadowolenia w tradycyjny sposób. Podczas wideokonferencji lub rozmowy telefonicznej, Project Manager ma znacznie mniejsze szanse na dostrzeżenie problemu. A skutkować to może zmniejszoną produktywnością pracownika lub (w najgorszym przypadku) rezygnacją z pracy.

Jak poradzić sobie ze zmianami w sposobie zarządzania? Zespoły pracujące zdalnie mają tendencję do izolacji. Właśnie dlatego musisz zadbać, aby Project Managerowie dbali o tworzenie atmosfery jak najbardziej zbliżonej do warunków w tradycyjnym biurze. Kluczowa jest komunikacja zarówno z całym zespołem, jak również z każdym członkiem zespołu osobno. Kadra zarządzająca powinna zachęcać i dbać o tworzenie relacji pomiędzy członkami zespołu, takich samych, jak w przypadku pracy w tradycyjnym biurze. Jednocześnie, należy uważać, żeby nie wpaść w pułapkę mikro-zarządzania, które tylko zaszkodzi produktywności zespołu.

2. Współpraca z Junior Developerami

Zatrudnienie Junior Developerów jest bardzo dobrą decyzją, która zapewnia stały rozwój całego zespołu – Junior uczy się w szybkim tempie i staje się samodzielny, a bardziej doświadczeni pracownicy rozwijają swoje umiejętności miękkie i zdolności przywódcze. W tradycyjnym biurowym scenariuszu, Junior jest zawsze pod kontrolą bardziej doświadczonego mentora, który zwykle dodatkowo przeprowadza Code Review i dba o jakość pracy początkującego Developera. W przypadku włączenia Juniorów do zespołu rozproszonego pojawia się jednak problem kontroli jakości pracy Juniora oraz dbania o jego rozwój. Niewłaściwie zarządzany początkujący może stać się źródłem chaosu w projekcie zamiast wnosić wartość dla całego zespołu.

Podczas pracy zdalnej, wielu Junior Developerów ma problem z zadawaniem pytań i proszeniem o pomoc na bieżąco. Dlatego problemy i błędy dostrzegane są dużo później, niż gdyby Senior Developer cały czas obserwował pracę młodszego kolegi. Jak zadbać, żeby współpraca z Junior Developerami była tak samo produktywna i wartościowa dla obu stron w scenariuszu zdalnym? Przede wszystkim istotne jest wdrożenie odpowiedniego procesu onboardingu i szkolenia mniej doświadczonych pracowników. Dzięki temu od samego początku zespół będzie lepiej zintegrowany. Natomiast kadra zarządzająca zespołami rozproszonymi, które współpracują z Juniorami, musi cały czas być dostępna dla mniej doświadczonych pracowników, odpowiadać na ich pytania i stale zapewniać, że zadawanie pytań to nie błąd, a naturalna część nauki. Tylko dzięki dostępności zarówno Project Managera, jak i Seniora odpowiedzialnego za danego Juniora, zespół zdalny może się rozwijać i uniknąć chaosu.

3. Wyzwania komunikacyjne

Komunikacja w zespołach rozproszonych jest jednym z największych wyzwań, a przynajmniej wyzwaniem, o którym mówi się najczęściej. Jednak to nadal nie sprawia, że zespoły komunikują się lepiej. Problemy komunikacyjne wynikają głównie ze sposobów komunikacji zespołów zdalnych: maile, czaty, SMSy, wideokonferencje. Każda z nich ma potencjał do “zatracenia” znaczenia komunikatu. Często komunikaty są również skracane, ze względu na formę ich przekazywania, co powoduje, że tracą część swojej wartości. Rozmowy online nie mają takiego samego potencjału jak fizyczne spotkania twarzą w twarz. I cierpi na tym zwykle produktywność i kreatywność zespołu.

Jak poradzić sobie z tym wyzwaniem? Wyznaczać konkretne sposoby i kanały komunikacji, w obrębie których znajdą się osobne kanały przeznaczone do luźnych rozmów niezwiązanych z pracą. Nie powinno się również “bombardować” zespołu dużą ilością mniejszych wiadomości – lepiej zastosować codzienne spotkania podsumowujące, podczas których wszyscy przekazują aktualizacje i swoje uwagi. 

4. Zaufanie do współpracowników, których nigdy nie widzieliśmy

Kolejnym wyzwaniem jest zaufanie członków zespołu do siebie nawzajem. Często zespoły są bardzo rozproszone i niemożliwe jest fizyczne spotkanie się. To znacznie utrudnia budowanie relacji i zaufania, które są niezbędne dla sukcesu realizowanych projektów. Osoby, które nigdy nie spotkały się twarzą w twarz, mogą mieć do siebie ograniczone zaufanie (co jest w pełni zrozumiałe i naturalne), a w konsekwencji komunikacja nie będzie otwarta i szczera, a wzajemne uwagi mogą nie być traktowane poważnie.

Budowanie zaufania to trudny proces, który wymaga zaangażowania ze strony Project Managerów. Żeby nasz zespół był zintegrowany i wspólnie dążył do celu warto stworzyć osobną przestrzeń komunikacyjną (np. kanał na Slack’u) przeznaczoną do rozmów o zainteresowaniach, wysyłaniu linków do ciekawych artykułów czy też dyskusji o wszystkim i o niczym. Kadra zarządzająca musi być otwarta i dawać przykład reszcie zespołu – rozmawiać nie tylko o pracy, ale również o sobie, odpowiadać na pytania, dzielić się ciekawymi lub zabawnymi rzeczami. Budowa kultury zaufania w zespole zdalnym wymaga czasu, ale w kontekście produktywności zespołu jest kluczowa.

5. Budowanie i trzymanie się stałych procesów

W tradycyjnym scenariuszu, procesy są ważne, ale odejście od standardowej procedury można rozwiązać dużo łatwiej, niż w przypadku zespołu zdalnego – wystarczy zwykła rozmowa. W zespole zdalnym, odejście od procesów będzie skutkowało chaosem i opóźnieniami, ponieważ dużo trudniej jest znaleźć źródło problemu i rozwiązać go bez bezpośredniego kontaktu. Tutaj również istotny jest onboarding pracowników i wprowadzenie ich w procesy firmy tak, aby każdy wiedział za co jest odpowiedzialny i jaka jest jego rola w zespole. Ważne jest również ustalenie, w jaki sposób zadania mają być wykonywane oraz jak oceniane są efekty pracy. Stałe, dostępne dla wszystkich, wyznaczniki sukcesu pozwolą uniknąć niepotrzebnego zmieszania i chaosu, a każdy z członków zespołu będzie wiedział, jakie są wobec niego oczekiwania.

Zespoły zdalne mogą być źródłem przewagi rynkowej i przyczynić się do ogromnego wzrostu firmy. Jednak stawiają przed kadrą zarządzającą oraz członkami zespołów wiele wyzwań, które stoją na drodze do sukcesu. Jeżeli potrzebujesz pomocy z pozyskaniem i wdrożeniem najlepszych specjalistów IT do Twoich zespołów – skontaktuj się z nami.